業務改革のキモ：誰も教えてくれなかった目標設定の秘訣！
今日は目標の立て方について、お話しします。
ある残業時間削減プロジェクトでの話
かって、ある製造業の経営支援に携わったことがありました。
この会社は、長らく経営不振が続き、メーカーの生命線で
ある「ものづくり」の力が弱っていました。
この状況を打開するために、外部から人材を招集することに
なりました。
この方は、世界的に有名な日本の一流メーカーで品質保証の
仕事に携わっており、日本や海外の工場長を歴任されたとい
う輝かしい実績をお持ちでした。
副社長として招き、製品の品質向上の指揮をとってもらいま
した。
さすがに、長年製造の現場で活躍された方だけあり、著しい
品質改善を成し遂げられました。
この副社長が、ある日本社オフィスを歩いていて、「どう
も仕事のやり方に無駄があるのではないか」と漠然とした
印象を持たれました。
「製造現場では一円のコストダウンのために汗水流して取
り組んでいるのだから、全社的に残業削減をすべきだ」と
いう号令の下、残業時間を「昨年度から30％削減する」
プロジェクトが始まりました。
確かに、これまで「前任者から引き継いだこと」だとして
漫然としていた業務もあったし、このプロジェクトを機に
仕事のやり方を抜本的に見直したりして、各部門で無駄を
取り除いていくことができました。
しかし、ここで問題が発生します。
研究開発部門から、「昨年に取り組んでいた仕事と今年の
仕事は内容が異なっている。昨年は人員も不足していて大
変忙しかったが、今年は補充もできた。昨年と今年を比較
するのは条件が違いすぎているので、おかしいのではない
か」という指摘がありました。
指摘の主旨は理解できるものの、非定型な業務が多い部門
では条件を前年と今年の条件を同じにすることはできない
ので、昨年度の残業時間をもとにして達成度を評価するこ
とで決着しました。
目標の立て方のこつ
この事例から次のことが言えます。
改革を進めるにあたって、リーダーであるあなたは「我々は
この取り組みでどこまで到達すべきか」という目標を設定し
なければなりません。
しかし、この目標の設定の際に、どういう基準や計算方法で
達成状況を評価するのかを正確に定義しておかないと、活動
の途中で目標の妥当性自体について疑問が持たれてしまいます。
例えば、単に残業時間の削減と言っても、
- 人員の増減はどう考慮するのか
- 非定型な業務が多い部門はどう取り扱うのか
- 「サービス残業」があった場合はどう考慮するのか
などを事前に決めておく必要があります。
「残業時間30％削減」というのは、社員の意識を共通化す
るためのスローガンとしてはいいのですが、それだけで走
り出してはいけないということです。
どのような目標がよいかを判断する尺度として「SMART」
というのがあります。つまり、目標というのは、
Specific（具体的である）
Measurable（測定可能である）
Achievable（達成可能である）
Related（経営目標に関連している）
Time-bound（いつまでに達成するか時間制約がある）
の五つの要素が必要で、この五つの頭文字をとってSMART
と呼んでいます。
それに加えて、目的はシンプルであることも大切です。
アメリカの航空宇宙局 (NSA)は、1958年には次のような
目標を掲げていました。
- 大気圏と宇宙の現象に関する人類の知識の拡大
- 航空宇宙ビークルの有効性、性能、速度、安全性、
効率の向上 - 機材、装備品、消耗品、生命体を宇宙に輸送できる
ビークルの開発と運用 - 航空宇宙ビークルの平和・科学目的利用から得られ
る潜在的メリット、そのような利用の機会と問題点
に関する長期的研究 - 航空宇宙科学技術および大気圏外での平和的活動へ
の応用におけるリーダーとしての合衆国の役割の確立 - 軍事的な価値、または意味を持つ発見の国防関係政
府機関による利用、これらの政府機関から、非軍事
的航空宇宙活動の管理運営のために設立された民間
機関への航空宇宙情報の提供 - 本法律に従ってなされる活動およびその結果の平和
的利用における合衆国と諸外国との協力 - 活動、施設および設備の不要な重複を避けるために
合衆国のすべての関係機関の緊密な連携による科学
・工学資源の最大限効果的な活用
あまりに多くてなんだか良く判らないですよね。
そんな声が内部であったのか、ジョン・F・ケネディ大統
領は、三年後の1961年に宇宙開発に関する目標を次のよう
に修正しました。
「私たちは、この国が1960年代のうち
に人間を月に着陸させ、地球に無事帰
還させるという目標の達成に取り組む
べきであると信じる」
シンプルでわかりやすいですよね。
それでは、目標の設定にあたってどのような問いかけが
必要でしょうか。
参考になる問いかけ例を紹介します。
- 目標が達成された時、あなたは何を得ていますか
- その目標を達成することはあなたの人生にとって
どれくらい重要なことでしょうか - 目標が達成できなかったとしたらどうしますか
- それが本当にしたいことですか、いつまでに実現
したいですか - 現在の課題は何ですか。なぜ問題ですか
- 目標の達成に向けてこれまで取組んだこと、現在
取組んでいることはなんですか - 目標が達成された状態を100点とすると現状の点
数は何点ですか - そのまま放置しておくと、どのようになると思い
ますか、等
最後に
いかがでしたか。
業務改革における目標設定については、念には念を入れ
て行う必要があるのが理解できたと思います。